Jak na efektivní správu denních povinností?


Povinnosti jsou činnosti, které nám často nejsou příliš po chuti. Obvolat klienty, dojít na úřad nebo vypracovat excelovou tabulku; mnohdy se do uvedených činností musíme nutit silou vůle – a mnohdy selžeme a místo uzávěrky se věnujeme videím roztomilých koťátek.

Pro dokončení nenáviděných povinností existují efektivní techniky. Nejprve je ale nutné rozlišit, která činnost opravdu hoří a kterou můžeme prozatím odložit.

Efektivní správu Vašich povinností můžete zvládnout během několika minut, těžit z ní budete ale celý pracovní den. Jak na to?

Priority na první místo

Nejdůležitější činnosti by měly zabírat přední místa v seznamu – především už jen kvůli tomu, že na jejich výsledku závisí mnoho dalších úkolů. Navíc se jedná často o úkony, které je nutné udělat co nejdříve. Ne každý klient bude zářit nadšením, když mu budete telefonovat v půl sedmé večer.

Ne vždy se ovšem můžeme věnovat tomu, co je pro nás opravdu důležité. Často se stane, že se objeví věc, která hoří – a je nutné jí uhasit ještě v zárodku. Jak ale zvládnout rozkol mezi důležitou věcí a urgentní povinností, když si obě žádají co nejčasnější řešení?

018-1

Záleží na povaze úkolu, ne na tom, kdo ho zadal

Představte si následující situaci. Pracujete na důležitém úkolu od klienta, v tom ale za Vámi přijde šéf s tím, že nutně potřebuje pomoci s plánováním směn. Odmítnete svého nadřízeného?

Pro efektivní produktivitu je nutné mít na paměti, že záleží především na povaze úkolu, ne na tom, kdo nám ho zadal. Snaha zavděčit se nadřízenému je pochopitelná, ne vždy je ale možné mu vyhovět. Naučte se proto jednat s asertivitou a šéfovi vysvětlete, že i když byste mu rádi pomohli, není to ve Vašich silách.

Jak si rychle uděláte pořádek ve Vašich prioritách?

  • Vytvářejte seznamy – a průběžně je přepisujte, s ohledem na aktuální situaci.
  • Vyznačte věci, které jsou opravdu důležité – a nebojte se je během dne měnit.
  • Nasměřujte vrchol své energie do nejurgentnější záležitosti.
  • E-maily třiďte ráno. Pokud Vám někdo píše dlouhé e-maily bez jasné podstaty, požádejte ho, aby šel příště rovnou k věci.
  • Před telefonováním si sepište témata, která je nutné probrat. Ušetří to čas Vám i protistraně.
  • Čtěte jen opravdu to, co je pro Vás důležité. Vyhněte se nepodstatným zprávám.
  • Využijte pomocníky pro správu Vašich úkolů.


TOPlist